• Компютри и Електроника
  • Office Software

Как да автоматизирате доклади Excel


Един от многото функции на Microsoft Excel е способността му да автоматизирате доклади. Можете да създавате интерактивни електронни таблици за опростяване на възможности за въвеждане на данни, за да ви Работна книга на Excel другите, и вие също може да се автоматизира генерирането на отчети. И на тези функции изискват известни познания на Visual Basic. Стъпки за изпълнение на двете задачи, описани по-долу.

Стъпки

Метод 1 от 2: Създаване на интерактивна електронна таблица


    Как да автоматизирате доклади Excel
  1. Решете как масата ви ще изглежда така. Таблицата трябва да бъдат поставени така, че други хора могат лесно да намерят поле за въвеждане на данни.
    • Можете да поставите таблица хоризонтално или вертикално. Повечето хора смятат, че е по-лесно да се работи с вертикални маси, особено ако искате да ги отпечатате по-късно.


    • Как да автоматизирате доклади Excel
    • Създайте текстови етикети в таблицата. Вие трябва да добавите името на колоната, и добавете етикети отляво на клетките, който ще се намира полето за въвеждане.

    • Как да автоматизирате доклади Excel
    • Натиснете Alt и F11. Editor отваря Microsoft Visual Basic.

    • Как да автоматизирате доклади Excel
    • В горния ляв ъгъл на вашия проект-VBA проект, щракнете два пъти върху ThisWorkbook. Основните раздели на прозореца Редакторът се отваря източник.

    • Как да автоматизирате доклади Excel
    • В менюто Insert, кликнете дейността. Добави диалогов процедура кутия.

    • Как да автоматизирате доклади Excel
    • В полето Име въведете името на процедурата. Дайте процедура смислено име такива SumExpenses, ако на масата се използва за отчитане на разходите за пътуване. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец.
      • Наименование на процедурата не може да съдържа интервали, но вместо пространства можете да използвате символа долна черта (_).

      • При напускане на процедурата по Add ще видите ред, който казва Public Sub и името на процедурата. През това би било пространство и надпис End Sub.


      • Напиши кода за всеки вход поле в таблицата. За всяко поле за въвеждане пишете два реда код.
        • В първия ред на код изглежда така: Range (cellname) .Изберете, cellname Къде е клетката, в която да запишете вашата област. Това трябва да бъде клетка вдясно от надписа; Ако текстът е един надпис в клетка A2, тогава трябва да се постави на полето в клетка B2 (Range (B2) .Изберете). Име клетка приложат в кавички, но не влиза в най-цитиран ред код.Как да автоматизирате доклади Excel

        • Втората линия на код изглежда така: ActiveCell.Value = InputBox (InputPrompt), InputPrompt Къде е текстът, който ще напомни на потребителя какъв тип данни трябва да въведете. Например, ако клетката за вход, необходима за изчисляване на разходите за обяд, за да замени InputPrompt Въведете пълната стойност на обяд, включително върха. (Затворете текста в кавички съвети, но трябва да се вземе целия отбор в кавички.)Как да автоматизирате доклади Excel


        • Как да автоматизирате доклади Excel
        • Напиши кода за всеки изчисленото поле. Можете да използвате две линии, описани по-горе, но този път ActiveCell.Value - е резултат от числения изчисления или функция, като например SUM, вместо да функционира InputBox, което се използва по-горе, за да се извлече улики.

        • Как да автоматизирате доклади Excel
        • Добавяне на ред код, за да спаси интерактивна маса. Форматът е следната: ActiveWorkbook.SaveAs Име: = Filename.xls, където Велик е името на вашата интерактивна маса. (Оставете заграждате Filename.xls, но не е необходимо да се вземе целия низ в кавички.)
          • Ако имате Excel версия 2007 или по-късно, можете да замените .xls да .xlsx, но след това някои от вашите потребители интерактивна таблица, която е инсталиран Excel 2003 или по-рано, не може да използва вашата маса, без някаква специална приставка четец.


          • Натиснете бутона Alt и Q. Visual Basic Editor прозорец се затваря.

          • Как да автоматизирате доклади Excel
          • Натиснете Alt и F8. Отваря се диалогов прозорец Macros.

          • Как да автоматизирате доклади Excel
          • Кликнете върху името на вашата процедура в списъка на макроси. Ако списъкът само си процедура, той ще бъде избран автоматично.

          • Как да автоматизирате доклади Excel
          • Щракнете върху бутона Options. Вие ще бъдете подканени за писмото да се използва в комбинация с клавиша Ctrl като клавишна комбинация. Изберете буквата, която не се използва като горещ клавиш, например за запис.

          • Как да автоматизирате доклади Excel
          • Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Macro. Сега можете да разпространявате интерактивна маса на тези, които ще го използват. След откриването те да използвате клавишната комбинация за добавяне и следвайте указанията за попълване на вашите данни.

          Метод 2 от 2: Автоматизиране на генериране на съобщение

          1. Вдигнете си доклад в обобщаващата таблица. Pivot таблици са предназначени за обобщаване на данни, за да ви помогне да се сравни броя и какви тенденции. Вашият обобщена таблица, трябва да е свързано с някои данни от таблица или внесени от база данни.

          2. Напишете скрипт в Visual Basic за отваряне и затваряне на доклада. Вашият скрипт трябва да изпълняват функциите, посочени по-долу. Няма да има описание на всяка функция в скоби посочете кода за тяхното изпълнение. Когато пишете код, напишете го като една единица, сменете името с един пример от свое име и не включват конзолите, посочени в примера.
            • Отворете таблицата в режим само за четене. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject (Excel.App) Xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open \\ excelloc \ filename.xls, 3,

            • Актуализиране на данните и спести доклада, в този пример на PDF с клеймото. [Truexlapp.activeworkbook.RefreshAllxlapp.activeworkbook.ExportAsFixedFormat xlTypePDF, \\ pdfloc \ reportname_ DatePart (гггг, Now ()) - Right (0 DatePart (m, Now ()), 2) - Right (0 DatePart (г, Now ( )), 2) .pdf Ако вашият документ е в друг формат, да промените разширението при което трябва да .pdf разширение.

            • Затваряне на масата, не го поддържаш, след близо Excel. [XlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit

            • Използвайте .xlsx вместо разширение .xls маса, като че ли беше запазена в Excel 2007 или по-късно формат базиран на XML.


            • Напиши прилеп-файл, който ще се стартира скрипт на Visual Basic. Трябва да направите това за един скрипт в Visual се стартира автоматично. Без прилеп-файл в VB скрипт ще работи ръчно.
              • Скриптът ви трябва да е в папка и файл името на формата, определен да замени собствения си и не включва скоби [cscript / nologo \\ fileloc \ script.vbs


              • Напиши прилеп-файл, който ще провери получения файл след създаването. Вашият скрипт трябва да отговарят на следното. След всяка функция в скоби ще бъде даден код, който я изпълнява. Когато пишете код, напишете го като една единица, сменете името с един пример от свое име и не включват конзолите, посочени в примера.
                • Проверете получи файл съществува. [За / F жетони = 2-4 delims = / %% A в ("дата / т") се определя rreport = reportname _ %% в - %% една - %% b.pdf) Ако форматът на получения файл е PDF, След това сменете примера в .pdf формат, който искате.

                • Ако полученият файл / доклад има, изпратете е-мейл на хора, които се нуждаят от този доклад. [Ако съществува \\ pdfloc \% rreport% (sendemail -F This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. -t This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. -u насрочен отчет -m %% доклад Доклад% е приложен. -а \ Pdfloc \% rreport% -s yourserver: порт -xu потребителско име -xp парола)

                • Ако полученият файл / доклад не съществува в определено място, вие трябва да има процедура, която ви изпраща съобщение, че създаването на файла е неуспешно. [Else (sendemail -F This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. -t This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. -u доклад не тече -m файл% rreport% не съществува в \\ pdfloc \ -s yourserver: порт -xu потребителско име -xp парола)


                • Уверете се, че има папка на вашия PC Desktop (Desktop). Трябва да се провери за папка Desktop като 32-битови и 64-битови системи. Ако не направите това, Excel, и вашата маса ще се отвори ръчно.
                  • Местоположение в 32-битова система: C: \ Windows \ system32 \ довереник \ systemprofile

                  • Местоположение в 64-битова система: C: \ Windows \ SysWOW64 \ довереник \ systemprofile


                  • Планирайте задача, която ще стартирате скрипт, както е необходимо. Bat-файл трябва да бъде периодично текущо, дали някой използва компютъра ви или не. Тази задача трябва да бъде да се определят максималните възможни ползи.

                  Съвет

                  • Планирани задачи се изпълняват с най-добрия сървър, обикновено името на сметката система с административни привилегии. Единственият недостатък работят задачи от името на системата за сметка е липсата на потребителски интерфейс; но автоматичната задача обикновено имат предвид работят във фонов режим, без уведомяване на потребителя.