• Компютри и Електроника
  • Компютърни умения

Как да архивирате документите

Архивиране - е един от начините за съхраняване на информация по електронен път. Много организации всеки ден конвертирате текст върху хартия в цифров формат за увеличаване на продължителността на живота на документи. Това, съчетано с огромното количество данни, генерирани от компютъра днес, означава, че значението на архивиране на документи само ще растат. Ако знаете как да архивирате документи, можете да освободите място на компютъра актуализиран документи, обработвани по-ефективно.

Стъпки

    Как да архивирате документите
  1. Архивиране на документи в пощенски файл. Много лесен начин за важни, но рядко използвани файлове като ZIP-файлове намали пространството, заемано от документите на твърдия ви диск.
    • Просто изберете файловете, които искате да конвертирате във формат ZIP.

    • Щракнете с десния бутон и изберете "Изпрати".

    • Можете да изпращате файлове в компресиран ZIP-папка.

    • Уверете се, че всички файлове са наистина там, кликнете два пъти върху папката на цип. Ако е така, можете да изтриете файловете източници.


    • Как да архивирате документите
    • Запишете вашите документи за отделно устройство. Популярен вариант за дигитално архивиране - външни лентови устройства, външни твърди дискове или флаш памети.

    • Как да архивирате документите
    • Направете резервно копие на документите на CD или DVD, ако имате CD горелка или DVD-рекордер. Архивите са друг начин да направите резервно копие, обаче, вие вероятно знаете, този метод под друго име - запис на диск. Например, Windows използва "File System живо" и "Mastered» (най-добре за съвместимост с други устройства), за да копирате файлове на CD или DVD.
      • Поставете записваем CD или DVD в устройството или DVD-записващо устройство към компютъра файловата система Live.

      • Когато се появи диалогов прозорец, щракнете върху Записване на файлове на диск данни.

      • Въведете името на диска, и след това щракнете върху "Next".

      • Изчакайте, докато на празен диск папка. Това означава, че дискът е форматиран и готов за копиране на файлове.

      • Отворете папката с документите, които искате да архивирате и плъзнете файловете в празен диск папка.

      • Формат овладяна Поставете записваем CD или DVD в устройството или DVD-рекордер на вашия компютър.

      • Когато се появи диалогов прозорец, натиснете "Запис на файлове на диск данни."

      • Въведете устройство и натиснете "Показване на опциите за форматиране."

      • Изберете «усвоили» и натиснете "Next".

      • Изчакайте, докато на празен диск папка. Това означава, че дискът е форматиран и готов за копиране на файлове.

      • Отворете папката с документите, които искате да архивирате и плъзнете файловете в празен диск папка.


      • Как да архивирате документите
      • Изпратете документи за външна памет.
        • В допълнение към функционира като място за архивиране на файлове, сигурно, отдалечено съхранение предпазва информация от инциденти като пожари и трудно диск недостатъчност.

        • С толкова много фирми, които предлагат тази услуга, трябва да се свържете директно с фирмата за изясняване на това как те работят и какви гаранции са включени в отдалечени архивиране на документи.


        • Как да архивирате документите
        • Използвайте софтуер за дигитално архивиране.
          • Един от най-известните методи за поддържане на външния вид на документа е да се създаде PDF-файл. Предложен Adobe, известен като Adobe Acrobat, го прави лесно да конвертирате документи на PDF от различни приложения. Има и няколко безплатни програми, които могат да създават тези файлове.

          • Бъдещите версии на Adobe софтуер ще бъдат съвместими с по-ранни версии на документите.

          • В допълнение, една програма, за да се чете PDF-документ може да бъде изтеглен от интернет страницата на Adobe.


          • Как да архивирате документите
          • Останете в крак с най-новите технологии в областта на архивиране на документи. За това, което е вярно и днес може да е остаряла утре. Затова възможните проблеми при прехвърляне архивни файлове към новата система.

          Съвет

          • Допълнителна архиви файлове, така че можете бързо и други хора могат да намерят необходимите документи. Най-лесният начин - е да се включат в името на файла или името на папката и датата. Например, ако сте в архив бизнес документация, че е възможно да даде име на папката "Files Business 1-во тримесечие на 1997 г." В по-големите системи се използват за класификация на архив метаданни.

          • Друга причина за архивиране на файлове - законови изисквания, които задължават информация за магазина.

          Предупреждение

          • Сегашната риск - рискът от нараняване файл. Уверете се, че използвате добре изпитана система за архивиране на вашите данни.

          • Медиите често се свързва с определен хардуер или софтуер, като резултат на това те не могат да бъдат на разположение извън специфични системи.

          • Ако системата няма място за архивиране на документи, той може да доведе до несъзнателно загуба на файлове, особено ако те са били изтрити по погрешка.

          Какво ви трябва

          • Отделна система за съхранение, ако искате да архивирате документите и за другите медии.